Másolat hitelesítés, aláírás hitelesítés (aláírási címpéldány)

Másolat hitelesítés:

Eredeti okiratról készített hiteles másolat.

Ebben az eljárásban a közjegyző magán az előtte eredetiben felmutatott okiratról általa készített fénymásolaton, vagy a fénymásolt okirathoz nemzeti színű zsinórral hozzáfűzve helyezi el záradékát, melyben tanúsítja a másolatnak az eredeti okirattal való egyezőségét, valamint az azon lévő bélyegző(k), aláírás(ok) vagy kézjegy(ek) valódiságát.

Hiteles másolat készülhet minden olyan okiratról, amelyen eredeti bélyegző és/vagy aláírás és/vagy szárazbélyegző, vagy bármilyen olyan jel található, melyből annak eredetisége megállapítható. Ilyenek a bizonyítványok, határozatok, tanúsítványok, engedélyek (többek közt forgalmi engedély, hatósági engedély), igazolványok (személyi, személyazonosító, vállalkozói igazolvány, útlevél), stb.

Lényege, hogy az eredeti (alap) okiratot ne kelljen kiadni a kezünkből, hanem helyette annak közjegyző által hitelesített példányát nyújtsuk be a különböző hatóságokhoz, vagy pályázatok elbírálásához.

Névaláírás vagy kézjegy hitelesítése:

A közjegyző, miután személyazonosságáról meggyőződött, tanúsítványt állít ki az előtte személyesen megjelent ügyfél aláírásának/kézjegyének valódiságáról, azaz arról, hogy az ügyfél az okiratot a közjegyző előtt írta alá, vagy az okiraton levő aláírást a közjegyző előtt a sajátjának ismeri el. Ezen eljárás folyamán a közjegyző csak abban az esetben ismerteti az okirat tartalmát, ha az ügyfél vak vagy írástudatlan, illetőleg olvasásra képtelen. Egyéb esetben az aláírás hitelesítés kizárólag azt bizonyítja, hogy az ügyfél a hitelesítő záradék szerint, az abban meghatározott helyen és időben, az okiratot személyesen (saját kezűleg) írta alá, vagy az okiraton lévő aláírást sajátjának elismerte.
Aláírás hitelesítés készíthető bármilyen - akár magyar, akár külföldi személy által, akár magyar, akár idegen nyelven tett -jognyilatkozaton, szerződésen, vagy egyéb okiraton. Gyakori formája az aláírási címpéldány, ami azt igazolja, hogy a megjelent ügyfél a képviselt cég, alapítvány, egyesület, stb., nevében eljárva saját nevét milyen formában írja alá.
Aláírás/kézjegy valódiságát hitelesen kizárólag közjegyző tanúsíthatja - a cégalapítással kapcsolatos eljárás kivételével, ugyanis ebben az egy esetben ügyvéd is elkészítheti az aláírási címpéldányt.

APOSTILLE

Amennyiben a magyar bíróságok vagy más hatóságok által kiállított okirat külföldi államban kerül felhasználásra, az okiratot rendszerint felülhitelesítéssel kell ellátni. Az egyes külföldi államok jogszabályai illetve joggyakorlata eltérő abban a kérdésben, hogy az idegen okiratok milyen esetekben szorulnak felülhitelesítésre.

1.) Amennyiben az okiratot a kérelmező olyan külföldi államban kívánja felhasználni, amelyik részes állama a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, az 1961. október 5. napján kelt egyezménynek (kihirdette az 1973. évi 11. tvr.), az okiratra egy, az egyezmény által meghatározott minta szerinti egységes nemzetközi hitelesítési tanúsítvány - ún. Apostille-tanúsítvány - kerül.

Amennyiben az okirat ellátásra kerül az említett Apostille-tanúsítvánnyal, azt - további hitelesítések nélkül - az egyezmény valamennyi részes államának hatóságai elfogadják.

2.) Amennyiben az okiratot olyan külföldi államban kívánják felhasználni, amely nem részese az említett Hágai Egyezménynek, akkor az okiratra egy hitelesítési záradék kerül, amely tanúsítja az okiraton szereplő aláírás illetve bélyegzőlenyomat valódiságát.

Az okiratot ezt követően a Külügyminisztérium, majd a felhasználás helye szerinti külföldi állam diplomáciai (konzuli) képviselete részéről kell felülhitelesíteni.

A 2008. évi VIII. törvény 1. §-a értelmében 2008. szeptember 1. napjától kezdődően a közjegyzők által kiállított (hitelesített) okiratok külföldi felhasználás céljából történő felülhitelesítését a Magyar Országos Közjegyzői Kamara látja el.

A Magyar Országos Közjegyzői Kamara végzi a következő közokiratok hitelesítését, illetve Apostille tanúsítvánnyal történő ellátását:

- közjegyző aláírásával és pecsétjével ellátott közokiratok,

- közjegyző aláírásával és pecsétjével ellátott közokiratoknak az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda általi hiteles fordítása,

- cégkivonatok, továbbá a cégjegyzékbe bejegyzendő adatoknak és cégiratoknak az Európai Unió bármely hivatalos nyelvére történő szakfordító, illetve tolmácsigazolvánnyal rendelkező fordító által készített hiteles fordítása.

A Magyar Országos Közjegyzői Kamara által végzett hitelesítésért közjegyzői, illetve fordítói aláírásonként 5000 forint igazgatási szolgáltatási díjat kell megfizetni.

Az apostille kiállítása iránti kérelmeket személyesen vagy meghatalmazott, illetve képviselő útján a Magyar Országos Közjegyzői Kamara székhelyén lehet ügyfélfogadási időben benyújtani, vagy a hitelesítés iránti kérelem postai úton is elküldhető; ebben az esetben meg kell jelölni, hogy a hitelesítésre kerülő iratot a kérelmező melyik országban kívánja felhasználni.

A bíróságok, valamint az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium (IRM Céginformációs és Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Szolgálata) által kiállított iratok hitelesítését továbbra is az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium végzi.

A Külügyminisztérium végzi a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által kiállított, valamint egyéb közokiratok hitelesítését.

Fogalmak, meghatározások